Отнесение граждан к источникам комплектования архива производится на основании критериев:
-
вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
-
его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
-
родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
-
типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);
-
состав и содержание собранных гражданином архивных документов.
С учетом названных критериев в список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования муниципального архива могут быть включены:
-
руководители партийных и государственных органов (председатели горрайисполкомов, секретари городских и районных комитетов КПСС, главы администраций городов и районов, руководители отраслевых органов управления – отделов, комитетов, управлений, горрайисполкомов или горрайадминистраций);
-
жители района (города) – депутаты Государственной Думы, Верховного Хурала РТ;
-
творческие работники (писатели, поэты, композиторы, художники, журналисты, фольклористы, краеведы);
-
руководители ведущих сельскохозяйственных и промышленных предприятий;
-
лица, награжденные орденами и медалями СССР и Российской Федерации, Герои Социалистического Труда, Герои Советского Союза, Герои России;
-
участники Великой Отечественной войны и труженики тыла, участники вооруженных конфликтов;
-
специалисты различных отраслей, имеющие звания «Почетный работник», «Заслуженный работник» (врачи, учителя, работники культуры, сельского хозяйства и др.);
-
представители рабочих династий.
В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.) документы от граждан могут поступать в архив и включаться в состав Архивного фонда Республики Тыва по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда. Практически в Государственный архив Республики Тыва документы граждан будут поступать преимущественно на основании договора дарения. Договор дарения составляется один раз и действует бессрочно.