Информация о деятельности муниципального отдела архива администрации Чаа-Хольского кожууна

Чаа-Хольский кожуун вновь был образован на основании Постановления Верховного Совета Республики Тыва от 26 декабря 1991 года за № 232 «Об образовании Чаа-Хольского района». По архивным документам свою деятельность администрация Чаа-Хольского кожууна начала с февраля 1992 года.
10 февраля 1992 года на первой организационной сессии Чаа-Хольского Районного Совета народных депутатов созданы отделы, комитеты и управления исполкома райсовета, в т.ч. государственный архив.
Первым заведующим кожуунным государственным архивом был назначен Демчик Дегут Монгушевич.
В развитии кожуунного архива, особенно, в комплектовании архивными документами и в их упорядочении внес неоценимый вклад в развитии архивного дела в кожууне.
В своей деятельности муниципальный отдел архива руководствуется № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Тыва № 1893-ВХ-1 «Об архивном деле в Республики Тыва» и едиными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в ОГВ, ОМСУ и организациях», Положением «Об отделе муниципального архива».
В настоящее время в архиве по утвержденному списку насчитывается 53 архивных фонда, 3295 единиц хранения с 1946 года по 2014 год, из них 1769 единиц хранения дела по личному составу, 1245 единиц хранения дела постоянного срока хранения, 8 архивных фондов личного происхождения, 1 фотодокумент. Последние 3 года в муниципальный архив принято 989 единиц хранения. Все дела хранятся на бумажной основе, в 285 архивных коробках. В результате проведения отделом архива планомерной работы по приему архивных документов от действующих и ликвидированных организаций идет прирост документов Архивного фонда. Ежегодно от организаций-источников комплектования принимаются более 150 единиц хранения, иногда даже больше.
Практика работы показывает, что востребованными на сегодняшний день являются фонды ликвидированных совхозов, колхозов, сельских Советов, Тувинской ПМК-2 для составления архивных справок, подтверждающий трудовой стаж рабочих и служащих совхозов и иных граждан.
Крупным фондом в отделе считается фонд колхоза «Ленин», ныне ликвидированного совхоза «Ак-Туруг» всего 435 ед. хр. с 1956 г. по 2000 г., наименьшим фондом является фонд кожуунного отдела статистики всего 4 ед. хр. с 1992 г. по 1995 г.
В год отделом архива выдается более 200 архивных справок гражданам и ответы на запросы пенсионных управлений. В целях оперативного исполнения запросов об уточнении трудового стажа и размера заработной платы архивом используется программа VIPNET-klient, что позволяет улучшение взаимодействия с Управлением Пенсионного фонда.
Отделом архива ежегодно составляется план работы на год. Ежеквартально сдается отчет по исполнении плана. В связи с отсутствием финансовых средств некоторые пункты плана не выполняются, например: картонирование единиц хранения, сбор фотодокументов, из-за загруженностью одного специалиста не выполняются шифровка дел, оцифровка архивных документов, сбор и прием документов личного происхождения, проведение семинаров ответственным специалистам по делопроизводству и архив. Большая часть рабочего дня уходит на исполнение запросов пенсионного фонда.
В результате некоторые виды работ так и не проводятся, что отрицательно сказывается на сохранность документов, на своевременное получение нужной информации гражданами и организациями. Все это еще раз говорит о том, что выполнение всего объема работы муниципального архива в современных условиях не под силу одному работнику, об этом целиком подтверждает повседневная практическая работа.
Несмотря на малочисленную посещаемость и потребность со стороны населения отдел архива стремится, в ближайшем будущем стать подлинным документальным центром, хранилищем историко-социальной памяти народа.
Организациями источниками-комплектования являются действующие организации, находящиеся на территории Чаа-Хольского кожууна. В список входят 27 действующих организаций, все они являются организациями источниками-комплектования муниципального отдела архива. Ежегодно список комплектования в конце календарного года уточняется. Ликвидированные организации исключаются из списка, реорганизованные, переименованные организации вновь входят в список комплектования по новому наименованию.
Отделом архива оказывается методическая и практическая помощь организациям по вопросам комплектования, научно-технической экспертизе и хранения документов, по составлению номенклатуры дел, описей. Во многих организациях-источниках комплектования имеются утвержденные в установленном порядке номенклатуры дел, Положения об архиве, Положения о постоянно действующих экспертных комиссиях, Инструкции по делопроизводству. В этих организациях назначены ответственные лица, отвечающие за делопроизводство и архив.
Отрадно отметить, что есть такие организации которые тесно сотрудничают с муниципальным отделом архива по вопросам комплектования и хранения архивных документов, по научно-техничкой экспертизе управленческой документации, консультируются по разным вопросам касающимися архивному делу. Такими являются ГБУ РТ «Центр социальной помощи семье и детям Чаа-Хольского кожууна» (директор Дамбадугарова В.В. отв. за архив Сотпа С.Т.), финансовое управление (начальник Калбак О.О., отв. за архив Куулар С.Н.), управление образования (Кара-оол Т.Е, отв. за архив Карашпай А.В), специалист я/сада «Солнышко». Я считаю, что это те специалисты и руководители, которые с большим желанием хотят оставить историю своей организации и архивные документы. В основном специалисты просят оказать практическую помощь на местах. В каждую среду по утвержденному графику отдел архива работает в организациях. В ходе проверок и оказания практической помощи особое внимание уделяется обеспечению сохранности документов, введению делопроизводства.
Есть и отрицательные моменты в работе отдела архива. В кожууне имеются организации которые не сотрудничают с отделом архива. Из-за недостаточного внимания руководителя, в некоторых организациях документы уничтожались без проведения экспертизы ценности документов, без согласования с архивным отделом. Все нормативные правовые акты, касающиеся архивного дела можно найти на официальном сайте Государственного архива Республики Тыва.
Те документы, которые лежат в пыли, в сырости в сараях, на складах, по требованиям должны пройти научно-техническую экспертизу ценности документов и включаться в Описи Архивного фонда Российской Федерации.
Министерство культуры Российской Федерации отмечает, что Муниципальные архивы – это самая многочисленная и важная часть архивной сети Российской Федерации. В настоящее время количество муниципальных архивов превышает более 2300 и в них хранятся более 62 миллиона единиц хранения, что составляет 25 процентов всего Архивного фонда Российской Федерации.
В последние годы улучшается материально-техническая база муниципального архива. До 2013 года архив размещался в одном кабинете, одновременно служившем архивохранилищем и рабочим кабинетом заведующего, то в настоящее время занимает два кабинета. В них размещены кабинет заведующего и архивохранилище. Правда, архивохранилище не соответствует требованиям, пока трудно найти подходящее помещение.
Архивохранилище оборудовано пожарной сигнализацией, средствами пожаротушения, измерительным прибором температуры и влажности помещения.
Отделом архива разработана и утверждена муниципальная программа «Развитие архивного дела в Чаа-Хольском кожууне на 2020-2022 годы». Выделенные финансовые средства по программе будут расходоваться по назначению.
В заключении рекомендую руководителям и председателям сельских поселений направлять специалистов, отвечающих за делопроизводство и архив на краткосрочные курсы, семинары в Государственный архив РТ; они постоянно проводят курсы, семинары по архивному делу.
Призываю всех руководителей не зависимо от форм собственности сотрудничать с муниципальным отделом архива по вопросам архивного дела.

Олчанмай Валентина Дашовна – заведующая
архивным отделом администрации Чаа-Хольского кожууна