Порядок обращения в архив
Граждане имеют право обращаться в архив лично или направлять письменные запросы. К заявлению должна быть приложена копия трудовой книжки (первый лист и листы за запрашиваемый период), в случае необходимости (трудночитаемые фамилия, имя, отчество, наличие в записях на первом листе трудовой книжки ошибок) — копия первого разворота паспорта.
Если заявление оформляется от имени доверенного лица, к нему прикладывается копия доверенности, оформленной в установленном порядке. При запросе справок для оформления пенсии по инвалидности или по потере кормильца, к заявлению должны быть приложены соответствующие документы по инвалидности (удостоверение или медицинская справка), по потере кормильца — свидетельство о смерти.
Перечень сведений, указываемых в заявлении:
- фамилия, имя, отчество, дата рождения объекта запроса, то есть человека, о котором делается запрос (если фамилия изменялась, то помимо настоящей фамилии в анкете должна быть указана фамилия объекта запроса в запрашиваемый период, а также год изменения фамилии);
- фамилия, имя и отчество заявителя, запрашивающего справку о другом лице (степень родства либо дата и номер доверенности);
- сведения для осуществления связи с заявителем (контактные телефоны);
адрес, по которому необходимо направить ответ; - вид запроса;
- точное и полное наименование учреждения или организации, структурных подразделений, в которых работал объект запроса, его должность (должности), период работы (со ссылками на приказы о приеме на работу, переводе и увольнении).
Порядок предоставления услуги
Исполнение запросов социально-правового характера осуществляется безвозмездно.
Срок исполнения запросов составляет 1 месяц со дня регистрации обращения. В отдельных случаях с разрешения руководства архива этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Если в фондах архива отсутствуют документы, необходимые для исполнения запроса, выдается отрицательный ответ об отсутствии документов в архиве. В случае, если известно местонахождение документов, то обращения направляются по принадлежности (в другие архивы, организации), либо выдаются рекомендации о месте хранения документов не позднее чем в 5-дневный срок с даты регистрации запроса.
Выдача архивных справок, копий, выписок гражданам осуществляется:
- лично при предъявлении документа удостоверяющего личность;
- лицам, представляющим интересы граждан при предъявлении нотариально оформленной доверенности;
- направляются по почте.