Основные направления развития архивного дела в архивных учреждениях Республики Тыва на 2017 год
Республиканское и муниципальные архивные учреждение Республики Тыва, во исполнение требований Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, считаем целесообразным при планировании работы на 2017 г. предусмотреть:
1.Государственное регулирование ГБУ «Государственный архив Республики Тыва» продолжит работу по организации и предоставлению государственных услуг, в первую очередь связанный с социальной защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов.
В части безопасности архивных фондов планируем провести капитальный ремонт отопительной системы, полную замену электропроводки, приобретение стеллажей для Киновидеоцентра.
Во исполнение Распоряжения Правительства Республики Тыва от 23 декабря 2016 г. № 470-р «О создании республиканского организационного комитета по подготовке и проведению праздничных мероприятий и об одобрении примерного перечня государственных и профессиональных праздников, знаменательных дат и юбилейных мероприятий в Республике Тыва на 2017 г.», также в целях проведения мероприятий посвященных патриотическому воспитанию подрастающего поколения в Государственном архиве Республики Тыва в 2017 году планируется:
Участвовать в работе организационного комитета по подготовке и проведению праздничных мероприятий в Республике Тыва.
На дирекции будут обсуждаться вопросы о ходе подготовки мероприятий, посвященных Государственным и народным праздникам, знаменательным датам в истории Республики Тыва.
В целях всестороннего сотрудничества в области архивного дела между Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Государственным бюджетным учреждением «Государственный архив Республики Тыва» планируется заключение соглашения.
Продолжится работа по заключению Соглашения о координации деятельности архивных отделов муниципальных образований в сфере архивного дела между Государственным архивом РТ и с руководителями муниципальных образований
Во исполнение Распоряжения Правительства Республики Тыва от 29 декабря 2016 года № 477-р «О конкурсе «Лучший работник по организационному и документационному обеспечению органов исполнительной власти и администраций муниципальных образований Республики Тыва», Государственный архив администрациям муниципальных районов и городских округов окажет методическую и практическую помощь по организации архивного хранения документов и приведению в соответствие с федеральным и республиканским законодательством нормативных актов органов местного самоуправления в сфере обеспечения сохранности документов, также госархив примет участие в работе конкурсной комиссии.
Для вновь назначенных работников Овюрского, Кызылского, Барун-Хемчикского, Монгун-Тайгинского муниципальных архивных отделов в Государственном архиве будут проведены семинары и стажировки.
Ко дню архивов будет проведена Спартакиада среди архивных учреждений республики.
В 2017 году Госархив примет участие в НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа в г. Омске.
Запланированы командировки по осуществлению обмена опытом в области архивного дела, в том числе стажировки специалистов, по выявлению архивных документов касающихся истории Урянхайского края, по осуществлению обмена копиями в Государственные архивы г. Екатеринбурга, Перми, Иркутска и Санкт-Петербурга
Планируется выставка архивных документов из фонда Управление Амбын-нойонов Танну-Тува в Институте истории и археологии Академии наук Монголии в г. Улан-Баторе (по согласованию).
Также Госархив планирует провести Анализ о передаче документов муниципальных образований на государственное хранение и об обеспечении сохранности документов в муниципальных образованиях.
2.Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
— в целях повышения безопасности архивных фондов, обеспечению строгого соблюдения охранного и противопожарного режимов Государственным архивом РТ будут осуществлены следующие мероприятия:
— составление проектно-сметной документации на установку системы автоматического пожаротушения в хранилищах, установки противопожарной двери для помещения электрощитовой, распашных решеток в окнах первого этажа, дополнительных камер видеонаблюдения;
-для сотрудников будут проведены лекции и практические занятия на темы: «Пожар и характеристика пожарной безопасности, оказание первой медицинской помощи пострадавшим и эвакуация их в безопасные места», «Действия работников организаций в ЧС и техногенного характера, также при угрозе совершения террористических актов,, Возможные причины возникновения пожара и меры их предупреждения в здании, также будут проведены практические занятия с членами добровольной пожарной дружины;
— в целях усиления контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в свете решения Верховного суда РФ от 28.03.2016 г., разрешающего самостоятельное копирование архивных документов пользователям, будут разработаны методические рекомендации и внесены изменения в Прейскурант цен на работы и услуги.
-для обеспечения сохранности документов по личному составу за ранние годы планируем провести анализ физического и технического состояния документов по личному составу за 1921 по 1975 годы, для дальнейшего сканирования в виде оцифрованных изображений;
-будет проведена оценка технического состояния кинодокументов для дальнейшего списания (художественные фильмы), как утратившие практическое значение и востребованность;
-Госархив планирует провести текущий ремонт в архивохранилищах;
— увеличение объемов работ по вводу в отраслевую учетную базу данных «Архивный фонд» сведений о единицах хранения.
В 2017 году в целях улучшения физического состояния дел, документов планируется провести работу по переплету (подшивке) дел, ремонту и наращиванию листов с документами дореволюционного периода, периода Тувинской Народной Республики и с документами которые наиболее востребованы и часто выдаются из архивохранилищ. Запланировано отреставрировать 600 листов ( ремонт и наращивание листов), переплет (подшивка) дел — 300 ед.хр.
Продолжится работа по выявлению и восстановлению путем перепечатки на компьютере затухающих текстов – 80 листов. ( ф. № р. 135 Кызылская средняя школа № 1, 1938-1949 гг.)
В 2017 году запланировано проверка наличия и состояния дел в фондах:
Ф. № р – 190 Кызылское медицинское училище, г.Кызыл, 1952-1979 гг.
Ф. № р – 222 Тувинское республиканское управление госбанка СССР, г.Кызыл, 1945-1989 гг.
Ф. № р – 390 Республиканское ордена Ленина добровольное спортивное общество «Спартак», г.Кызыл, 1955-1981 гг.
Ф. № р – 393 Министерство жилищно –коммунального хозяйства, г.Кызыл, 1951-1993 гг.
Ф. № р – 411 Тувинский республиканский противотуберкулезный диспансер, 1949-1984 гг.
Ф. № р – 734 «С» Архивно-следственные дела УФСБ по РТ, 1926-1959 гг.
Ф. № р – 409 Тувинский обком профсоюза работников, 1945-1984 гг. и другие.
Всего запланировано проверить 8000 ед.хр.
По результатам проверки наличия и состояния дел будут проведены работы по физико-химической и технической обработке документов (замена обложки дела, оформление обложек с элементами реставрации, восставновление затухающих текстов, обеспыливание архивных документов и коробок, стеллажей, ремонт архивных коробок, восстановление затухающих шифров, ярлыков).
Продолжится работа по полистной проверке наличия особо ценных дел ( ф. 123 – Заведующий устройством русского населения в Урянхайском крае, 1907-1921 гг.)
В ЦАДПОО в целях обеспечения сохранности документов в 2017 году продолжится работа по реставрации документов: ЦК ТНРП (всего 150 ед.хр./500 л.) по восстановлению затухающих текстов 50 листов. Планируется провести проверку наличия и состояния документов с полистным просмотром для выявления дел с затухающими тестами и требующих реставрации листов и обложек дел 1173 ед.хр. План по шифровке карнированию документов составляет 40 ед.хр.
В рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и Республики Тыва продолжится работа по выявлению и описанию уникальных документов в фондах дореволюционного периода и периода Тувинской Народной Республики, периода Советской Тувы. Одновременно будет проводится работа по выявлению особо ценных документов.
Все данные о вновь поступивших фондах будут своевременно внесены в учетные документы Архивного фонда РТ. Всего планируется принять на государственное хранение: Управленческой документации 700 ед.хр., по личному составу – 300 ед.хр., фотодокументов – 40 ед.хр., документов личного происхождения – 140 ед.хр. Вновь принятые дела будут своевременно зашифрованы, закартонированы.
Продолжится работа в ПК «Архивный фонд» (введение вновь принятых фондов- 6 фондов, заполнение отсутствующей информации, внесение изменений в составе и объеме фондов).
Своевременно будет осуществлена работа по выдаче дел их хранилищ пользователям в читальный зал и сотрудникам, а также подкладка их обратно.
Продолжатся работы по выдаче дел во временное пользование – по обращениям фондообразователей, оформление актов выдачи во временное пользование, осуществление контроля за возвратом дел, выданных во временное пользование.
Организовать и провести мероприятия, связанные по переводу документов в электронный вид на основе аутсоринга (при наличии финансирования по государственной программе).
На 2017год муниципальными архивами запланировано:
Для улучшение физического и технического состояния дел будет отреставрировано 2850 листов (ремонт и наращивание листов), переплет (подшивка) дел 1800 ед.хр.;
-проверка наличия и состояния дел 2700 ед.хр.;
-восстановление затухающих тестов по факту;
-продолжится работа по организации и проведении паспортизации муниципальных архивов.
3.Формирование Архивного фонда Республики Тыва. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве
В сфере комплектования:
В 2017 году отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства предусмотрены следующие работы:
1) ведение списка организаций, источников комплектования ГБУ ГА РТ и муниципальных архивов.
2) оказание помощи в подготовке и к сдаче документов:
— управленческой документации: Госархив РТ — 700 ед. хр., муниципальные архивы – 2014 ед.хр.,
— по личному составу (от ликвидируемых организаций): Госархив РТ — 300 ед. хр., муниципальные архивы – 636 ед.хр.,
— фотодокументов: Госархив – 40 ед. хр., муниципальные архивы – 108 ед.хр.,
-документы личного происхождения: ЦАДПОО – 40 ед.хр., муниципальные архивы- 150 ед.хр.
3) оказание методической и практической помощи в упорядочении документов силами ЭК организаций: Территориальному органу Федеральной службы государственной статистики по РТ, Управлению федерального казначейства по РТ, Управлению Федеральной почтовой связи РТ – филиал ФГУП «Почта России», Кызылскому АТП, ООО СУ – 48, Министерство здравоохранения РТ, Национальный банк по РТ;
4) упорядочение документов на возмездной основе (по договору): Министерству культуры РТ, Тывинской таможне, Государственному казенному учреждению РТ «Госстройзаказ»;
5) рассмотрение и подготовка к утверждению ЭПК описей дел постоянного хранения: Госархив РТ – 700 ед. хр., муниципальные архивы – 2041 ед.хр., фотодокументов Госархив – 20 ед. хр., муниципальные архивы – 108 ед.хр., по личному составу Госархив – 300 ед. хр., муниципальные архивы – 636 ед.хр., муниципальными архивами будут подготовлены к утверждению на ЭПК описи дел документов личного происхождения – 148 ед.хр.,
Госархивом будут рассмотрены и подготовлены акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – 1000 дел;
6) Архивными учреждениями будет оказана методическая и практическая помощь по составлению, усовершенствованию и внедрению номенклатуры дел Госархив РТ – 8, муниципальные архивы -90, положений об ЭК и архивах организаций, инструкций по делопроизводству Госархив РТ – 40, муниципальные архивы -54. Муниципальными архивами также будет оказана помощь организациям в составлении паспортов архивов организаций – 36: Министерство сельского хозяйства и продовольствия РТ, Министерство образования и науки РТ, Министерство имущественных и земельных отношений. Агентство по делам семьи и детей, Министерство природных ресурсов и экологии РТ, Министерство по делам молодежи и спорта РТ, Агентство по жилищно-коммунальному хозяйству, Служба по финансово-бюджетному надзору, Государственный комитет по лесному хозяйству РТ;
7) Государственным архивом в 2017 году запланировано проведение четырех тематических проверок:
-Министерство сельского хозяйства и продовольствия РТ;
— Министерство финансов РТ,;
— ГБУЗ РТ «Стоматологическая поликлиника»;
— ООО «Водопроводно-канализационные системы».
Также госархивом будет проведено 4 комплексных проверок:
-Заповедник «Убсунурская котловина»;
— Тывинская таможня;
— Кызылский колледж искусств им. Чыргал-оола;
— ОАО «Тываэнергосбыт».
В муниципальных архивах запланировано проведение 36 тематических, 36 комплексных и 72 контрольных проверок.
8) внедрение в практику работы архивных отделов администраций кожуунов, а также организаций, источников комплектования Федерального закона от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ»;
9) внедрение в практику работы архивных отделов администраций кожуунов и кредитных организаций Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
10) продолжение внедрения в практику работы архивных отделов администраций кожуунов, а также организаций, источников комплектования, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2015 г.);
11) продолжение внедрения в практику работы архивных отделов администраций кожуунов Методических рекомендаций «определения организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов», согласованных ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г.;
12) участие в реализации постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20.07.2016 № 26/252-7 «О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва»;
13) продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, иных государственных органов РФ, расположенных на территории РТ, с негосударственными организациями (новые соглашения планируется заключать по мере обращений организаций);
14) выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях – источниках комплектования, сверх установленного срока, оказание помощи в их упорядочении и подготовке к передаче на постоянное хранение:
-Министерство здравоохранения РТ;
-Управление Федеральной налоговой службы по РТ;
-Министерство сельского хозяйства РТ;
-Министерство культуры РТ.
15) своевременное проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, подведомственных им организаций;
16) проведение семинаров сотрудникам делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций на темы: Организация работы с документами в делопроизводстве; Порядок передачи документов на хранение в архив; Оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования архива – 4 (Аппарат Уполномоченного по правам ребенка в Республике Тыва, Прокуратура Республики Тыва; УФНС России по Республике Тыва, УФПС Республики Тыва – филиал ФГУП «Почта России»);
-Согласно п. 3 Протокола обучающего семинара для управляющих делами муниципальных образований РТ № 71/4-3121 от 29 декабря 2016 года заместителя Председателя Правительства РТ будут проведены мероприятия по оказанию администрациям муниципальных районов и городских округов методической и практической помощи по организации архивного хранения документов и приведению в соответствие с федеральным и республиканским законодательством нормативных актов органов местного самоуправления в сфере архивного хранения документов График выездов в районы будет согласован с заместителем Председателя Правительства РТ
4.Создание информационно-поисковых систем. Научная информация использование документов
в сфере использования архивных документов:
В 2017 году в плане исполнения государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы» Госархивом и ЦАДПОО запланировано проведение:
-15 экскурсий, школьных уроков, уроков мужества по темам: История своей «Малой Родины», о мужестве и стойкости тувинцев добровольцев и советских граждан из Тувы на фронтах Великой Отечественной войны, «Развитие физкультуры и спорта в период ТНР, ТАО».
-10 радиопередач по юбилейным датам республики: 105 лет со дня рождения Василия Фадеевича Демина заслуженного деятеля искусств Тувы, 105 лет со дня рождения Хертек Амырбитовны Анчимаа – Тока государственного деятеля Тувы, о переименовании ул. Кожзаводской на ул. Имени Героя Советского Союза Александра Семирацкого, 55 лет со дня переименования улицы Заозерной на улицу имени Оюна Курседи – организатора и первого руководителя ТНРП, 95 лет со дня рождения Кенденбиля Ростислава Докур-ооловича – заслуженного работника культуры, народного артиста республики, лауреата Государственного премии Тувы, 75 лет со дня присвоения Указом Президиума Малого Хурала ТНР поселку Атамановка (Суг-Бажи) имени Кочетова, 105 лет со дня рождения Оюна Араптановича Толгар-оола – ученого, историка, 120 лет, со дня рождения Александра Адольфовича Пальмбаха – профессора, заслуженного деятеля литературы и искусства Тувы, 45 лет со дня награждения Тувинской АССР орденом Дружбы народов.
-4 телепередачи, телесюжеты по юбилейным датам республики: К 125 – летию со дня рождения Буян-Бадыргы Хайдып оглу Монгуша — первого председателя Всетувинского учредительного хурала и одного из создателей первого независимого государстве в Центре Азии, к 125-летию со дня рождения Владимира Петровича Ермолаева – первого директора музея им. Алдан-Маадыр, старейшего краеведа, фотографа и журналиста, к 75 – летию призыва на фронт советских граждан, проживающих в ТНР, «Архивы – это эстафета памяти, это история, которая вершится на наших глазах и сейчас интересная и жизненно необходимая»» — телесюжет ко Дню архивов.
-3 круглых стола на темы: Роль и значение архивов республики, К 125 – летию Владимира Петровича Ермолаева первого директора музея им. Алдан-Маадыр, фотографа и журналиста, как человека оставившего глубокий след в истории Тувы, Ко дню провода тувинцев добровольцев.
-6 выставок: К 125 – летию Буян-Бадыргы Хайдып оглу Монгуша – первого председателя Всетувинского учредительного хурала и одного из создателей первого независимого государства в Центре Азии, ко дню Победы «Солдаты Победы», ко дню республики, история архивной службы Тувы (на день открытых дверей, ко дню архивов). Выездная выставка в г. Санкт-Петербурге, по согласованию с Архивным комитетом Санкт-Петербурга.
-4 статьи в периодическую печать: по истории Республики Тыва, по юбилейным датам 2017 года, об отправке первого эшелона подарков на фронт», об отправке второго эшелона подарков на фронт, о первом Председателе Всетувинского учредительного хурала Буян-Бадыргы Хайдып оглу Монгуше, к 90-летию со дня рождения Кюнзегеша Юрия Шойдаковича – заслуженного работника культуры Тувинской АССР, члена Союза писателей СССР.
Для достижения доступности архивных документов для населения будут проведены дни открытых дверей, посвященный Дню архивов, с показом документальных фильмов, с выставкой уникальных архивных документов, с текстами выступлений сотрудников архива о роли и значимости архивов.
По инициативе ГА РТ к юбилейным датам 2017 года организациям и предприятиям будут направлены 10 информационных писем, для подтверждения точных дат образования, с приложением кратких исторических справок по истории данных учреждений.
На 2017 году госархив планирует выявить и подготовить документы к изданию третьего тома книги «История города в Центре Азии». Данная книга – это завершение работы по изданию архивных документов по истории столицы Тувы, города в Центре Азии. Планируется переиздание сборника документов, статей из газет с 1923 по 1944 год на тему: За здоровый образ жизни, по профилактике пьянства и алкоголизма».
Продолжится работа по выявлению документов для подготовки к изданию Путеводителя по историческим и памятным местам.
Запланировано исполнение 85 тематических запросов, 2700 запросов социально-правового характера.
Планируется участие в международной научно-практической конференции «Архивы без границ» которая состоится в г. Перми.
Муниципальными архивами в плане проведения информационных мероприятий запланировано подготовка и проведение 14 выставок на темы: К шагаа, Ко дню защитника Отечества, К празднику весны и труда 1 мая, Ко дню Победы, Международному дню семьи, Ко дню пожилых людей, Дню учителя, Ко дню работника сельского хозяйства. Запланировано 7 публикаций в средства массовой информации, 7 экскурсий по архиву, 10 лекций и школьных уроков, 1 конференция.
5.Научно-справочный аппарат
В 2017 году будет издан Календарь знаменательных и памятных дат на 2018 год.
ГБУ ГА РТ будут продолжены работы, в части создания информационных-поисковых систем и усовершенствования НСА к документам фондов: Экспериментальное предприятие народно-художественных промыслов и сувениров, лесопильный завод Министерства промышленности и строительства ТНР, Кызылский районный уполномоченный Министерства заготовок СССР, Уполномоченный Министерства заготовок по СССР по ТАО.
В ЦАДПОО продолжится работа по совершенствованию НСА описей фондов – составление предисловий и исторических справок к фондам: Чаа-Хольский райком ВЛКСМ, Улуг-Хемский райком ВЛКСМ, Тес-Хемский райком ВЛКСМ, Барун-Хемчикский райком ВЛКСМ. Всего 1173 ед.хр.
Планируется введение базы данных «Архивный фонд», Личные дела членов КПСС и ВЛКСМ.
Директор ГА РТ А.М.Ширин