В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда РФ, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда РФ», Национальным архивом Республики Тыва ежегодно проводится паспортизация архивов организаций – источников комплектования.
Паспорт архива организации — это документ централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, к его составлению следует подходить ответственно и соблюдать требования нормативных и методических документов. Паспорта составляются ежегодно по состоянию на 1 декабря отчетного года и представляются в государственный или муниципальный архив. В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива.
Основная задача паспортизации архивов организаций — это определение количества и состава документов в архивах организаций в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Паспортизация обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.
По состоянию на 1 декабря 2023 года источниками комплектования Национального архива Республики Тыва являются 94 организаций, на 11 декабря 2023 г. свои паспорта предоставили 22 организаций и учреждений.
По итогам паспортизации планируется работа с источниками комплектования на следующий период: определяются приоритетные направления, плановые показатели по упорядочению документов и комплектованию архивов, графики проверок, планы семинаров.
Поэтому очень важно своевременно предоставить паспорт архива организации в государственный (или муниципальный) архив, источником комплектования которого он является, чтобы архивисты могли вовремя суммировать данные, полученные по всем источникам комплектования.